ZAPYTANIE OFERTOWE

Zapytanie dotyczy:

Obsługi gastronomicznej 4 festynów plenerowych na terenie gminy Czarny Dunajec oraz Gminnych Dożynek „HOŁDYMAS 2018”.

I.Obsługa gastronomiczna 4 festynów plenerowych na terenie gminy Czarny

Dunajec.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1.Przygotowanie ogródków gastronomicznych o zróżnicowanym asortymencie, w tym grille, fast-food, popcorn, wata cukrowa, lody, napoje, piwo.

2.Oferent zobowiązany jest zapewnić miejsce konsumpcyjne: stoliki, ławki

z parasolami lub innym zadaszeniem oraz przenośne kabiny WC i rozstawienie ich zgodnie z wytycznymi Organizatora (ilość miejsc oraz kabin wg Załącznika nr 1)

3.Oferent zobowiązany jest zorganizować ogródek rekreacyjny dla dzieci w postaci zróżnicowanych atrakcji (zjeżdżalnie dmuchane, trampoliny itp.), za które może pobierać opłaty od uczestników festynów.

4.Oferent zobowiązany jest do zabezpieczenia posiłku w postaci: kiełbasy z grilla (130 g) z ketchupem/musztardą, pieczywem, jednorazowymi talerzykami i sztućcami (przewidywana ilość podana w załączniku nr 1), którego cena nie ulegnie zmianie podczas trwania festynów.

II.Obsługa gastronomiczna Gminnych Dożynek „HOŁDYMAS”

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Zorganizowanie ogródka gastronomicznego w dniu 26 sierpnia 2018 roku na stadionie sportowym w Czarnym Dunajcu:

-duży ogródek gastronomiczny zadaszony – hala namiotowa z podłogą (ok. 300 miejsc)

-stoiska spożywczo-gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie (dania plenerowe, grill, fast-food, napoje (w tym piwo))

-stoiska z lodami

-stoiska z watą cukrową, popcornem, etc.

Punkty powinny być rozmieszczone z uwzględnieniem schematu z Załącznika nr 2.

Inne stoiska handlowe (poza spożywczymi) pozostają do wyłącznej dyspozycji organizatora.

Gastronom zobowiązuje się do:

-wydania (na bloczki opieczętowane przez CKiP) ok. 100 porcji posiłków w postaci porcji kiełbasy z grilla (150 g) z ketchupem/musztardą na rzecz organizatora imprezy, oraz ok. 100 porcji posiłków z grilla w postaci karczku, golonki lub szaszłyka z dodatkami,

-przygotowania bezpłatnie namiotu z miejscami siedzącymi i stołami na około 60 osób do dyspozycji organizatora dla osób VIP

-zorganizowania dwudaniowego obiadu dla 60 osób w godz. 12.30-15.00,

-przygotowania bezpłatnie 2-ch namiotów (każdy po ok. 25 m²) służących jako garderoby dla zespołów obok sceny.

Organizator informuje, że w obrębie stadionu będą ustawione przez organizatora regionalne stragany ze stoiskami kulinarnymi (potrawy regionalne) oraz z wyrobami rzemiosła artystycznego.

III.Warunki dodatkowe oferty:

1.Na dystrybucję produktów, o których mowa w powyższych punktach, zostanie wyłoniony tylko jeden Wykonawca.

2.Oferent zobowiązany jest posiadać doświadczenie, potencjał techniczny, sprzęt umożliwiający sprawne wykonanie zadań, o których mowa w zapytaniu ofertowym oraz spełniać wymogi określone w przepisach sanitarnych.

3.Oferent zobowiązany jest zapewnić kosze na śmieci oraz uporządkować teren po imprezach.

4.Wyłoniony Oferent zobowiązany jest do uzyskania odrębnego zezwolenia na sprzedaż alkoholu podczas każdego z festynów w Urzędzie Gminy Czarny Dunajec.

IV.Oferta powinna zawierać:

- nazwę i adres Oferenta,

W części dotyczącej festynów:

- proponowaną wysokość wpłaty za wyłączność w prowadzeniu usługi gastronomicznejna poszczególnych festynach (wg załącznika nr 1),

- cenę jednostkową brutto za porcję posiłku opisanego w pkt. 4, która nie ulegnie zmianie podczas poszczególnych festynów,

W części dotyczącej Hołdymasu:

- proponowaną kwotę za wynajem placu na zorganizowanie ogródka gastronomicznego z wyżej wymienionymi stoiskami

- proponowaną cenę za 1 porcję kiełbasy z grilla (ok.150g)

- proponowaną cenę za 1 porcję karczku/golonki z grilla

- proponowaną cenę za 1 porcję obiadu dwudaniowego

- specyfikację ogródka oraz proponowaną cenę brutto za wynajem hali namiotowej

- informacja o organizowanych ogródkach gastronomicznych na dużych imprezach (mile widziane załączniki w postaci fotograficznej)

- informacja o posiadanym wyposażeniu, poparta dokumentacją fotograficzną

- referencje,

- dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z Organizatorem.

Termin i miejsca wykonania zamówienia: festyny - wg załącznika nr 1, Hołdymas – stadion sportowy w Czarnym Dunajcu, ul. Targowa 55, termin imprezy 26 sierpnia 2018 od godz. 10.00 – 27 sierpnia 2018 do godz. 2.00.

Forma płatności: wpłata za wyłączność na usługi gastronomiczne na konto wskazane przez Organizatora w terminie do 3 dni przed rozpoczęciem każdego festynu, kwota za wydane posiłki płatna przelewem po każdym festynie, na podstawie prawidłowo wystawionej przez wybranego Oferenta faktury, w terminie do 14 dni od jej doręczenia.

Termin i miejsce składania ofert: 27.04.2018 r. do godz. 15.00.

Centrum Kultury i Promocji Gminy Czarny Dunajec,

ul. Piłsudskiego 2a, 34-470 Czarny Dunajec osobiście lub e-mailem

na adres: ckip@ckip.org (prosimy o telefoniczne potwierdzenie,

tel. 18 26571 79).

O wyborze najkorzystniejszej oferty Oferenci zostaną poinformowani telefonicznie do 07.05.2018 r. do godz. 15.00.

Kryteria oceny ofert:

Kryterium wyboru oferty będzie najbardziej korzystna dla Organizatora różnica kwoty stanowiącej wpłatę za wyłączność na usługę gastronomiczną do kwoty stanowiącej koszt wyżywienia.

Załącznik nr 2: Schemat rozmieszczenia stoisk na stadionie

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego

Zapytanie dotyczy 4 festynów plenerowych na terenie gminy Czarny Dunajec:

1. ,,Śpiewanie i Granie pod Chochołowiańskom Strzechom” – 24.06.2018 r. (Chochołów, plac przy remizie OSP), godz. 13.00 – 21.00.

 Zorganizowanie ogródka gastronomicznego i rekreacyjnego wg szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zawartego w rozdz. I zapytania ofertowego. Stoliki i ławki z parasolami na ok. 100 miejsc, 2 przenośne kabiny WC, zapewnienie ok. 120 porcji posiłku opisanego w rozdz. I pkt.4 zapytania ofertowego.

2. Festyn Rodzinny w Pieniążkowicach – 15.07.2018 r. (plac obok remizy OSP), godz. 15.00 – 24.00.

Zorganizowanie ogródka gastronomicznego i rekreacyjnego wg szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zawartego w rozdz. I zapytania ofertowego. Stoliki i ławki z parasolami na ok. 100 miejsc, 2 przenośne kabiny WC, zapewnienie ok. 120 porcji posiłku opisanego w rozdz. I pkt.4 zapytania ofertowego.

3. Festyn Rodzinny w Załucznem – 29.07.2018 r. (plac naprzeciw Szkoły Podstawowej w Załucznem), godz. 15.00 – 24.00.

Zorganizowanie ogródka gastronomicznego i rekreacyjnego wg szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zawartego w rozdz. I zapytania ofertowego. Stoliki i ławki z parasolami na ok. 100 miejsc, 2 przenośne kabiny WC, zapewnienie ok. 120 porcji posiłku opisanego w rozdz. I pkt.4 zapytania ofertowego.

 Festyn Rodzinny w Piekielniku – 05.08.2018 r. (stadion sportowy w Piekielniku), godz. 15.00 – 2.00.

Zorganizowanie ogródka gastronomicznego i rekreacyjnego wg szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia zawartego w rozdz. I zapytania ofertowego. Stoliki i ławki z parasolami na ok. 150 miejsc, 4 przenośne kabiny WC, zapewnienie ok. 120 porcji posiłku opisanego w rozdz. I pkt.4 zapytania ofertowego.