INSTRUKCJA PRZYGOTOWANIA SPRAWOZDANIA Z REALIZACJA ZADANIA
REALIZOWANEGO NA MOCY PRZEPISÓW USTAWY O DZIAŁALNOŚCI POŻYTKU
PUBLICZNEGO I WOLONTARIACIE
(materiał pomocniczy dla Zleceniobiorców)
I. WPROWADZENIE
Na podstawie par 9 ust. 2 umowy o realizację zadania Zleceniobiorca winien jest przedstawićw terminie 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania sprawozdanie z wykonaniazadania. Sprawozdanie winno być złożone na formularzu zgodnym z załącznikiem nr 3 doRozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. Wzór jest dostępny na stronie internetowej Urzędu Gminy pod adresem:
www.czarny-dunajec.pl
Sprawozdanie składane jest, aby wykazać wykonanie zadania i wykorzystanie środków
finansowych zgodnie z celem, na jaki zostały przekazane i na warunkach wskazanych w
umowie.
Sprawozdanie z realizacji zadania beneficjenci składają osobiście w terminie wyznaczonym
w umowie w siedzibie Centrum Kultury i Promocji. Dopuszcza się możliwość przesyłania pocztą na adres korespondencyjny Centrum Kultury i Promocji:

Termin składania sprawozdań podany jest w umowie (obowiązuje data wpływu.
Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub
pismem drukowanym jednolicie w całości. Wszystkie pozycje formularza
sprawozdania muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania
nie będzie wypełniana piszemy: „nie dotyczy” lub wstawiamy cyfrę „0” (zero) w miejscach,
które wymagają podania wartości liczbowych.
Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze
formularza sprawozdania.
UWAGA! Podstawą do przygotowania sprawozdania z realizacji zadania są następujące
dokumenty:
_ umowa, która określa zakres i warunki realizacji i rozliczenia zadania publicznego
_ załączniki stanowiące integralną część umowy
_ oferta;
oraz zaktualizowane, stosownie do przyznanej dotacji
_ kosztorys;
_ harmonogram zadania;
_ ewentualne aneksy do umowy

II. WYPEŁNIANIE FORMULARZA SPRAWOZDANIA
UWAGA! Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty. W związku z tym sporządzając sprawozdanie należy w nim uwzględnić i szczegółowo opisać wszystkie
zaplanowane w ofercie działania.

Część I Sprawozdanie merytoryczne
1. Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w
ofercie? Jeśli nie – dlaczego?
Należy opisać szczegółowo czy i jak założone cele zadania zostały osiągnięte i zrealizowane
odnosząc się do deklaracji zawartych w pkt 3 i 6, części II złożonej oferty. Jeśli nie zostały
zrealizowane należy wyjaśnić dlaczego.
- należy opisać grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów umieszczonych w
ofercie. Podać jej liczebność i istotne cechy, np. wiek, płeć, miejsce zamieszkania, status materialny.
Opisać jak zrealizowane zadanie wpłynęło na wybraną grupę adresatów.
Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 3 i 6
części II złożonej oferty.

2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem działań partnerów
i podwykonawców?
należy opisać szczegółowo (data, miejsce, czas), w jaki sposób zaplanowane
w ofercie działania zostały zrealizowane, opis powinien być zgodny z układem zawartym w ofercie.
Należy także podać czas ich realizacji oraz wyjaśnić pojawienie się ewentualnych odstępstw,
zarówno, jeśli idzie o ich zakres, jak i harmonogram realizacji np. należy opisać jak był projekt
wdrażany, realizowany, co i gdzie się odbyło, tutaj powinny być również załączone dowody
potwierdzające realizację poszczególnych przedsięwzięć: dyplomy, merytoryczne konspekty
szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe, zdjęcia itp.
Do tego punktu należy dołączyć listę załączników zawierającą spis wyżej wymienionych
materiałów.
- należy opisać szczegółowo rolę, jaką spełnili partnerzy podczas realizacji zadania, którzy wzięli
udział w zaplanowanym zadaniu, zgodnie z założeniami złożonej wcześniej oferty. W punkcie tym
należy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 1, części IV złożonej oferty.
W punkcie tym należy szczegółowo opisać wszystkie informacje
znajdujące się w pkt 4 i 5, części II złożonej oferty oraz w pkt 1 i 4 części V złożonej oferty).
UWAGA! Jeśli w ramach zadania nie przewidywano udziału partnerów, to piszemy: „Nie dotyczy. W
ramach zadania nie zaplanowano udziału partnerów”.
Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 4 i 5
części II złożonej oferty oraz pkt 1 i 4 części V złożonej oferty.

3. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania (należy użyć
tych samych miar, które były zapisane w ofercie realizacji zadania
w części II pkt 5)
Należy, stosownie do zapisów złożonej wcześniej oferty, podać wymierne (tzn. mierzalne, policzalne)
rezultaty zadania, np. ilość uczestników zadania (w tym artystów,), itp.. UWAGA: liczba beneficjentów musi być zgodna z liczbą podaną w ofercie. W punkcie tym należy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się w pkt 5, części II złożonej oferty.
UWAGA! Jeśli podane w sprawozdaniu wartości różnią się od zaplanowanych w złożonej wcześniej
ofercie, to należy wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji.
Powiązania sprawozdanie-oferta: Punkt 3 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 5
części II złożonej oferty.

W części II. Sprawozdanie z wykonania wydatków (finansowe):
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów

a.Kolumna w tabeli „ Całość zadania (zgodnie z umową)”
Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji
z podaniem ilości zasobów i kosztów jednostkowych z kosztorysu ze względu na rodzaj
kosztów znajdującej się w złożonej ofercie lub korekcie kosztorysu, jeśli była wymagana
oraz uwzględnić istniejące aneksy do umowy.

Uwaga:
Należy zachować kolejność i układ taki jak w ofercie lub korekcie kosztorysu.

2. Rozliczenie ze względu na źródła finansowania
Należy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości był finansowany koszt realizacji zadania
(ta tabela musi być odzwierciedleniem tabeli: Przewidywane źródła finansowania zadania
znajdującej się w złożonej ofercie (lub korekcie kosztorysu, jeśli była wymagana i
uwzględniać ewentualne aneksy).
Należy zwrócić uwagę na zachowanie proporcji w udziale % pomiędzy środkami dotacji a wkładem własnym zadeklarowanym w ofercie (lub korekcie kosztorysu z uwzględnieniem ewentualnych aneksów).
W Uwagach mogących mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu – należy opisać
wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień i uzasadnienia oraz
pozafinansowy wkład własny w realizacji zadania (np. zasoby rzeczowe), który jest wkładem
dodatkowym i nie może być uwzględniany w kosztorysie.

3. Zestawienie faktur (rachunków)
W tym punkcie należy dokonać spisu wszystkich faktur (rachunków), które związane były
z realizacją zadania (tych, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków
pochodzących z dotacji oraz tych, które opłacone były ze środków własnych i innych).
Wszelkie odstępstwa od tej zasady winny być uzgadniane z Centrum kultury i Promocji.

a. numer dokumentu księgowego – należy podać nr faktury/rachunku oraz
numer z dziennika księgowego

b. numer pozycji kosztorysu – należy podać, do której pozycji kosztorysu z oferty
(lub korekty kosztorysu) dany wydatek się odnosi

c. data – należy podać datę wystawienia faktury/rachunku

d. nazwa wydatku – należy wpisać nazwę wydatku zawartą w treści faktury (np.:
w przypadku faktur związanych z zakupem artykułów spożywczych nie należy
przepisywać całej treści faktury, wymieniając wszystkie produkty lecz wpisać
ogólnie „artykuły spożywcze”)

e. kwota – należy wpisać pełną kwotę faktury/rachunku

f. z tego ze środków pochodzących z dotacji – należy podać wysokość kwoty z
faktury/rachunku, która jest rozliczana z dotacji

g. z tego ze środków pochodzących ze środków własnych, środków z innych
źródeł oraz wpłat i opłat adresatów – należy podać kwotę z danej
faktury/rachunku, która jest rozliczana ze środków innych niż z dotacji, ale jest
związana z realizacją zadania.

UWAGA! Wszystkie pozycje kosztowe z kosztorysu oferty (lub korekty kosztorysu
oraz aneksów) należy uwzględnić w kosztorysie sprawozdania. Poszczególne pozycje
w zestawieniu faktur w sprawozdaniu muszą w kolejności odpowiadać poszczególnym pozycjom kosztorysu (lub korekcie kosztorysu).

W części III Dodatkowe informacje – należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne
informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania.

III. ZAŁĄCZNIKI WYMAGANE DO SPRAWOZDANIA

A) Kserokopie dowodów księgowych
(dotyczy tylko faktur/rachunków) opłaconych w całości lub w części z dotacji! )
1. Treść przedkładanych faktur/rachunków winna być szczegółowo opisana
i w sposób jednoznaczny wskazywać na związek pomiędzy poniesionym kosztem a
właściwą pozycją kosztorysu.
2. Zdarzenie gospodarcze skutkujące wystawieniem faktury/rachunku musi mieć
związek z harmonogramem zadania. Data zdarzenia gospodarczego (data
sprzedaży) jest zgodna z harmonogramem.
3. Przedkładane faktury (rachunki) są zapłacone. Poniesione wydatki są
udokumentowane (data i sposób zapłaty: przelew, gotówka, lista płac):
_ Do faktur płatnych gotówką winny być dołączone dokumenty KW lub
równoważne (np. rozliczenie zaliczki, raport kasowy).
_ Do faktur płatnych w sposób inny niż gotówkowy powinny być dołączone
kopie przelewów lub wydruk z realizacji przelewu potwierdzony przez
osobę uprawnioną za zgodność z oryginałem.
4. Środki finansowe na realizację zadania winny być wykorzystane w terminie do 14 dni
od daty zakończenia zadania (patrz par. 10 umowy).
5. Niedopuszczalne jest przekroczenie kwoty przyznanej dotacji w odniesieniu do
poszczególnych rodzajów kosztów. Wszelkie zmiany w finansowaniu winny być
zmieniane aneksem do umowy.
6. Realizując zadanie Zleceniobiorca jest zobligowany do zachowania proporcji
między wkładem własnym, wskazanym w kosztorysie (lub korekcie kosztorysu) a
wielkością przyznanej dotacji.
7. Realizując zadanie Zleceniobiorca jest zobligowany do wykorzystywania wkładu
własnego finansowego zgodnie z kosztorysem, a także wniesienia wkładu
rzeczowego niefinansowego zadeklarowanego w ofercie (UWAGA! rozliczeniu
podlega zarówno wkład własny finansowy jak i niefinansowy, czyli rzeczowy
zadeklarowany w ofercie).
Opis rachunku i faktury  powinien zawierać:
Na odwrocie każdego dowodu księgowy powinno znajdować się:
 
OPIS MERYTORYCZNY – (czego dotyczy rachunek)

FORMUŁĘ – sprawdzono pod względem merytorycznym + podpis + data + pieczątka

FORMUŁĘ – sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym + podpis + data + pieczątka

INFORMACJĘ JAKA USTAWĘ ZASTOSOWANO- „Zastosowano Ustawę z dnia 29 stycznia2004 r. PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (t.j. Dz. U. z 2006 r. nr 164 poz. 1163)” (można podać paragraf z którego się korzystało)

DEKRETACJA KSIĘGOWA (podać konta, na których została zaksięgowana dana operacja księgowa) + podpis księgowej lub osoby upoważnionej + data

NUMER KSIĘGOWY (numer, pod którym zarejestrowany jest dany dowód księgowy)

FORMUŁĘ – Zapłacono ze środków dotacji z budżetu gminy w wysokości zł.......................... (wpisać kwotę, którą zostaje dofinansowana/y konkretna/y faktura/rachunek) + data + podpis

FORMUŁĘ (jeśli transakcja była płacona gotówką) zatwierdzono do wypłaty : KWOTA + podpis + data

Zapis o VAT czy jest to koszt czy nie (na oddzielnym dokumencie)

Wszystkie faktury, umowy, przelewy dotyczące odpowiedniego zadania, które są zrealizowane ze środków gminy Czarny Dunajec muszą być dostarczone w formie ksero i odpowiednio opisane.

Po opisaniu dokumentu księgowego należy zrobić obustronną kserokopię dokumentów i na każdej stronie napisać!! za zgodność z oryginałem + data + podpis + pieczątka

Jeśli rachunek był płacony przelewem należy dostarczyć kopię dokumentu przelewu + napisać „za zgodność z oryginałem” + data + pieczątka + podpis

Jeśli mamy umowę o dzieło należy dostarczyć kopię potwierdzenia zapłacenia podatku (z opisem których rachunków i w jakich kwotach dotyczą) + napisać „za zgodność z oryginałem” + data + pieczątka + podpis

Jeśli mamy fakturę i umowę w języku obcym należy przetłumaczyć dokumenty u Tłumacza na język polski + napisać „za zgodność z oryginałem” + podpis + data

 	W części II sprawozdania w punkcie 3. w tabeli należy przedstawić spis wszystkich faktur/rachunków jakie ponieśli Państwo w związku z zadaniem tak by suma po obliczeniu odzwierciedlała całą sumę zadania. W wersji fizycznej (ksero) natomiast w Centrum Kultury i Promocji wraz ze sprawozdaniem składają Państwo kopie tylko tych rachunków/faktur, które ponieśli Państwo ze środków przyznanych z dotacji.

8. Na żądanie beneficjent powinien przedstawić oryginały dowodów księgowych do wglądu.

9. Środki dotacji niewykorzystane w ramach projektu winny być zwrócone na konto
bankowe Urzędu Gminy podane w umowie o realizację zadania. Termin
zwrotu niewykorzystanej dotacji jest określony w umowie, ale nie może przekraczać
daty 31 grudnia danego roku budżetowego, w którym zadanie jest realizowane.
Zwrot niewykorzystanej dotacji winien być potwierdzony załączoną do sprawozdania
kopią przelewu potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.

10. W przypadku dokumentów składanych w formie kserokopii każda strona dokumentu
winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. Jeżeli
osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi każda strona winna być
podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. Każda
strona opatrzona winna być także datą potwierdzania zgodności z oryginałem.

B)  Inne dodatkowe dokumenty mające znaczenie przy ocenie realizacji zadania

Do niniejszego sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące
dokumentować działania faktycznie podjęte przy realizacji zadania: np. listę 
uczestników, szkoleń, nagrodzonych itp. 
Konieczne jest także udokumentowanie działań prawnych (kopie umów, do których
należy dołączyć protokół odbioru prac, kopie dowodów przeprowadzania postępowania w
ramach zamówień publicznych, oświadczenie o prawach autorskich itp).

C)  ROZLICZENIE WKŁADU WŁASNEGO NIEFINASOWEGO (OSOBOWEGO LUB
RZECZOWEGO).

Wkład własny niefinansowy (osobowy i/lub rzeczowy) może być rozliczany na
podstawie:
_ umowy użyczenia (wkład rzeczowy);
_ oświadczenia Zleceniobiorcy o wykorzystywanych, w realizację zadania,
zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną wyceną (wkład rzeczowy);
_ umowy partnerskiej (wkład rzeczowy i osobowy);
_ porozumienia wolontariackiego i karty pracy wolontariusza (wkład osobowy);
_ oświadczenie osoby wykonującej usługi na rzecz Zleceniobiorcy wraz z aktualną
wyceną świadczonych usług potwierdzone przez Zleceniobiorcę (wkład osobowy).

UWAGA! Dodatkowe materiały związane pośrednio/bezpośrednio z realizacją zadania
wymienione przykładowo powyżej oraz w tekście „Pouczenia” do wzoru sprawozdania z
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. są
obligatoryjnym załącznikiem sprawozdania częściowego/końcowego.

IV. DODATKOWE INFORMACJE:
Sprawozdanie, aby zostało przyjęte powinno być kompletne i poprawne.

1. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli:

a. wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania
b. zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania. Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres rzeczowy jak i harmonogram.
c. zawiera wszystkie wymagane załączniki wymienione powyżej.

2. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli
a. złożone jest na właściwym formularzu
b. złożone jest w wymaganym w umowie terminie
c. sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione
d. jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pismem
drukowanym jednolicie w całości.
e. jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a
elementami sprawozdania
f. termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie
g. nie zawiera błędów rachunkowych
UWAGA! W przypadku nieprzedłożenia sprawozdania w terminie określonym w umowie,
Centrum Kultury i Promocji wzywa pisemnie beneficjenta do ich złożenia. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje przeprowadzeniem kontroli, która może być podstawą rozwiązania umowy (patrz § 9 Umowy).
Wykonanie umowy nastąpi dopiero z chwilą zaakceptowania przez Centrum Kultury i Promocji sprawozdania końcowego z realizacji zadania.